イクジな日々、おシゴトな時間。

「会社での仕事」そして「育児」という2つのおシゴトに追われながらも、「子の成長」そして「私自身の成長(いわゆる「育自」^^)」を楽しんでいきたいと考えている、Working Motherが綴るblogです。
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メールの書きぶりに注意!

さて、今日、久しぶりに文章など書いてみようと思ったのは、仕事で頭に来ることがあったから(+_+)

こちらで、顛末を紹介するとともに、問題を整理してみたいと思います。
******************

超短納期の仕事を依頼してきた人(社内の社員、ちょっと偉いクラスの人)が、ちゃんと手続きを踏んでなかったので、こういう手続きをしないと納品できませんよ~、みたいなメールで送っておいたんだけど、反応がなく、そして、その人が取りに来ると言ってた時間になっても取りに来ず、連絡も来ず、心配になってこちらから連絡してみると、依頼者は忙しくずっとバタバタしてると部下の人がいうものだから、気の毒に思ってこちらで手続きしてあげてその旨を依頼者と部下の人にメールで連絡するとともに、部下の人に納品してあげたら、翌日になって、その依頼の人が、メールの文面が腹立たしかったみたいで、お怒りのメールが届くという…。

いや、こちらの反省点はいろいろありますよ。
一番の反省点は「時間に余裕がないときほどメールの文面は気を遣うべき」ということでしょう。
確かに、私のメールを後で読み返したところ、ストレートに書いたところがキツく見えた。そのときは、最初はそこまでストレートに書いてなかったんだけど、書きながら、「この人はここまで書かないと伝わらないだろうな」と思っちゃって、その表現を選んだのよね。
でも、後に残るメールや手紙では、定型的表現にとどめておく方が無難なんでしょうね。

でもって、その依頼者、「謝ってほしいということですか」と返信を書いてきたんだけど、私の方の文面、どう読み直しても、謝ってくれ、と読めるところはなかったと思う。
ていうか、私が期待していた反応は、「今後は時間に余裕をもって手続きをふむように気をつける」、「今回の件は感謝してる」という反応だったのよね。正直なところ。でも、どっちも引き出せませんでした…。

ただ、言われても、反省しようがないところもあったのよね。

「メールで送られても、一日に一度見るくらいだから、確実に伝わりませんよ」みたいなとことか。
・・・てか、本人に確実に伝えたいからメールにしたんで。そりゃ、逆ギレってものでは?(なお、後でお聞きしたところ、内線で部下の人に伝言し、机の上にメモを残してくれた方が確実に見る、とのこと)

「こっちの事情なんかわかってくれないでしょうが」みたいなこととか。
そりゃ、知らないよ、としか…。
それを言うなら、そっちだって、午後の予定をつぶしてそちらの無理な要望に対応したっていうこちらの事情を想像してみてほしいですけど…。
それに、そちらの事情を察したからこそ、こちらで気を回して手続きをしてさしあげたんで、むしろ、そっちは助かってるはずなんですが…。

こちらの反省の方向としては、むしろ、手続きを踏んでないから、納品できません、受け取りに来るという時間に来なかったのはそっちのせいなんで、最初から気を回さなければよかった、という方向もあります。(まあ、そうすると、たぶん、私ではなく、私が帰った後、同じ部署のメンバーに迷惑をかけて、そちらから、私がマイナス評価を受ける羽目になったと思うけど)
やっぱりね~、こちらがすべきでないことを、やってあげてる、ってところが、恩着せがましくメールの文面に出てたんだろうと思うのね。
私は、ルール通りにやる、というスタンスで仕事をしてるので、そこを曲げるとやっぱり自分で腹立たしいし。だから、そもそも、やってあげなきゃ、そういうトラブルが起きなかったのかもしれないし。

私がそういう反省の方向になっちゃうのは、結局のところ、依頼者がここを感謝すべきポイントと思ってないから。
やってもらってあたりまえ、と思ってると思うのよね(以前からそういう甘えたイメージがある人だったから、問題の表現をしちゃったということもあります)。

で、そもそも、依頼者が最初からやるべき手続きを踏んでくれたら、こんなトラブルにはならなかったはずなんですよ。もしくは、1日に1回でもメールを見て対応してくれたら。または、ご自分で取りに来ると言ってた時間に、ちゃんと取りに来てくれたら。取りに来れなくなったとしても、その旨をそれこそ電話で連絡してくれてたら。
だから、もし今回、メールでトラブルを起こさなかったとしても、また違うトラブルが起こったと思います。
まあ、そう考えると、ご本人とメールのトラブルを起こす、というのが、一番ましなトラブルの起こし方だったのかも…。

その人の人間性もわかったしね!

とはいえ、メールのトラブルは、起こさないのが一番。
さきほども書きましたが、
「時間に余裕がないときほどメールの文面は気を遣うべき」
「後に残るメールや手紙では、定型的表現にとどめておく」
というのは、今後の課題です。
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さちまねき

Author:さちまねき
地味系ワーキングマザーが、ハハとしての想いや、お仕事との両立のこと、子供の成長レポート等、身のまわりの話を背伸びせず書き綴っています。

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  :事務職のフルタイムワーカー。2005年に男児、2010年に女児を出産。
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  :外のお仕事も家のお仕事も頑張ってくれています。
★息子(8歳♂)
  :2005年生。食アレっ子ですが、食べられるものは増えてきました。
★娘(3歳♀)
  :2010年生。いつのまにか成長している我が家のお姫様。

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